ISO文書作成にはどのワードツールが必要？
時間もないから必要なワードテクニックだけサクッと学びたい。
ISO文書の担当になった時、私はたいしてワードが使えなかったので、それはそれは作業に時間がかかりました。
忙しいルーチン業務があるのにISO文書まで任されてしまった方へ。
ISO文書に7年間携わりかつパソコン教室に通ったことで知ったISO文書作成に役立つワードツールとその簡単習得方法を教えます。
ISOの要求事項である文書の識別を可能にするワードツールを習得すべき
文書の識別に必要なツールはページ、目次、見出し設定、ヘッダー、校閲機能です。
適した教材は「よくわかる Word 応用」FOM出版
ISO文書を作成するのに必要なツールは「よくわかる Word 応用」の第４章、第5章で学べます。
このテキストで、上記のツールを習得すればOKです。
習得にどのくらい時間がかかるか？
第4章、第5章だけならば、3時間もあれば余裕で終わります。
さらに練習問題を繰り返しやるとしっかりテクニックを習得できます。
なぜこれらのツールがISO文書作成に必要なのか
ISOの要求事項である文書の識別をするためです。
文書の識別ではタイトル、各ページの固有識別、版、全ページ番号中のページ番号を記載することが求められます。
ISOの要求事項である文書の識別とワードツールの関係
ページについて
ISOの文書では現ページ/全ページのような形でページを記載することが望ましいです。
ISOの要求事項では必ずページ記載は審査されます。
なのでISO文書作成において学ぶべき必須のツールです。
見出し機能について
見やすい標準作業書を作成するために必要なツールです。
ISO文書は長文文書になりやすいので目次を設定しないと、いざ読みたい時に読みたい場所に辿り着けません。こういった見やすさの観点もISOでは審査されます。
そのため項目ごとに見出しを設定し必ず目次を作成しましょう。
目次を作成するには見出しの設定をしておく必要があります。
ヘッダーについて
ヘッダーは各ページを固有識別するために必要です。
私の職場ではヘッダーに表を挿入して文書名、版、発行日、運用開始日など記載しています。
ヘッター機能は各ページの固有識別をするために重要なツールです。
校閲
ISOでは文書・機材などの名称が正しく表記されていることを求められます。
長い文書になってくると文章内に半角全角などが混在してしまいがちです。
校閲を使うと表記のゆれで半角全角を校正することができます。
1個ずつ肉眼で探していたら日が暮れてしまいますね。
なので表記ミスのない正しい文書を作成するために必要なツールです。
また文書に修正があった場合、変更履歴の記録を用いて作業することで修正箇所ががすぐにわかります。
修正箇所が明確なことで部署内での審査、承認時に変更箇所の確認で見落としを防止できます。
＋α 知っておくと良いテクニック
画像の挿入
文書の識別とは離れますが、分かりやすい作業書を作るには画像（機器の写真など）が必須です。
画像を自由に扱うには文字列の折り返し設定（レイアウトオプション）を四角に設定しておきましょう。
ちなみに画像の挿入は「よくわかる word 基礎」で学ぶことができます。
2冊買うのはもったいない方は、上記のように設定して画像を挿入してみましょう。
まとめ
ISOの文書では要求事項を満たす文書を作成することが最も大切で、その反映方法としてワードのテクニックも必要不可欠です。
「よくわかる word 応用」の第４章、第5章を習得するとISO的に適切な文書を作成でき、編集修正も適切に行う事ができるようになります。
長きにわたりISOの文書を扱っていますが、もっと早くにこのくらいのテクニックを学んでおけば良かったと感じています。
私の経験が誰かの為になれば幸いです。
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